إرشادات خطوة بخطوة
من يمكنه القيام بذلك: تحتاج إلى صلاحية إدارة المشروع. يربط كل منظّم حسابه الخاص لدى مزوّد الخدمة؛ ولا يمنح ربط الحساب الآخرين إذنًا باستخدامه.
قبل أن تبدأ
- حساب Google الخاص بك مع Google Calendar والإذن بإنشاء اجتماعات Google Meet.
- اجتماع مشروع محفوظ في Allocyn يتضمن عنوانًا ووقت بدء ومدة ومشاركين محددين لديهم عناوين بريد إلكتروني صالحة.
- يجب أن تتيح مؤسستك مزوّد الخدمة. وقد يشترط المزوّد أيضًا موافقة المسؤول أو توفر ترخيص مناسب.
الخطوات
- افتح «المشاريع»، وحدّد المشروع، ثم افتح «الاجتماعات». احفظ تفاصيل الاجتماع، ثم افتح علامة التبويب «اجتماع عبر الإنترنت» الخاصة به.
- اختر «ربط حساب» من بطاقة مزوّد الخدمة. تابع تسجيل الدخول في علامة التبويب الجديدة، واختر حسابك الخاص، وراجع الأذونات المطلوبة قبل الموافقة.
- بعد تسجيل الدخول، تعود علامة التبويب الجديدة إلى لوحة «اجتماع عبر الإنترنت» الخاصة بالاجتماع المحفوظ، إذا كنت لا تزال تملك صلاحية الوصول إليه. تحقّق من حالة الحساب هناك؛ ربط الحساب لا يرسل دعوات. وتبقى أي مسودة في علامة التبويب الأصلية دون تغيير.
- تحقّق من العنوان والوقت والمشاركين المحفوظين. اختر «إنشاء الاجتماع وإرسال الدعوات»، وراجع التأكيد، ثم اختر «إرسال الدعوات». لا تنشئ اجتماعًا ثانيًا ما دام الطلب الأول قيد التحقّق.
النتيجة المتوقعة
بمجرد أن يؤكّد مزوّد الخدمة الاجتماع ويصبح رابطه جاهزًا، يظهر خيار «الانضمام إلى الاجتماع» في «اجتماع عبر الإنترنت». لا تُرسل الدعوات إلا بعد تأكيدك الصريح.
الإجراء التالي
استخدم «الانضمام إلى الاجتماع» في الوقت المحدّد. واحتفظ بالملاحظات والقرارات وإجراءات المتابعة في اجتماع Allocyn.
ما تشاركه وما توافق عليه
يطلب Google بيانات ملفك الشخصي الأساسية، بما في ذلك اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، والوصول إلى الأحداث في التقاويم التي تملكها. والوصول إلى التقويم أوسع من اجتماع واحد. يستخدم Allocyn الاتصال للاجتماعات التي تنشئها هنا فقط، وليس لاستيراد أحداث التقويم الأخرى أو إدارتها.
تُشارك بيانات عنوان الاجتماع ووقته ومدته وأسماء المشاركين وعناوين بريدهم الإلكتروني ورابط إلى مساحة عملك في Allocyn، لأغراض الجدولة وإرسال الدعوات. ولا تُرسل الملاحظات الخاصة أو القرارات أو إجراءات المتابعة. ولا يطلب هذا التكامل الوصول إلى التسجيلات أو المحادثات.
تحديث اجتماع عبر الإنترنت أو إلغاؤه
احفظ التغييرات في اجتماع Allocyn أولًا. ثم أعد فتح «اجتماع عبر الإنترنت» واختر «تحديث الاجتماع وإشعار المشاركين»، وراجع التأكيد، ثم أرسل التحديث. حفظ الملاحظات أو التفاصيل لا يحدّث الاجتماع لدى مزوّد الخدمة تلقائيًا.
لا يمكن تحديث الاجتماع عبر الإنترنت أو إلغاؤه إلا بواسطة المنظّم الذي أنشأه. للإلغاء، اختر «إلغاء الاجتماع عبر الإنترنت» ثم أكّد. يُخطَر المشاركون، وتبقى ملاحظات اجتماعك في Allocyn.
قطع الاتصال وإزالة الوصول إلى مزوّد الخدمة
قبل قطع الاتصال، ألغِ الاجتماعات النشطة عبر الإنترنت التي أُنشئت باستخدام هذا الاتصال في Allocyn. إذا كان خيار «قطع الاتصال» محظورًا، فتحقّق من مشاريعك الأخرى واجتماعاتك القديمة: فقد يظل اجتماع سابق بحالة «مجدول» ويحتاج إلى الإلغاء.
اختر «قطع الاتصال» من بطاقة مزوّد الخدمة بعد معالجة الاجتماعات النشطة. يؤدي ذلك إلى إزالة بيانات اعتماد الوصول المحفوظة من Allocyn، مع الاحتفاظ بملاحظات الاجتماعات وسجلها. ولا يُعد قطع الاتصال طلبًا لحذف اجتماعات مزوّد الخدمة أو جميع البيانات المخزّنة.
لإزالة إذن Google، افتح صفحة التطبيقات المرتبطة أو اتصالات الجهات الخارجية في حساب Google الخاص بك. ضمن «الوصول إلى حساب Google»، حدّد Allocyn، واختر «عرض التفاصيل»، ثم «إزالة الوصول» وأكّد.
إزالة الإذن لدى مزوّد الخدمة إجراء منفصل عن قطع الاتصال في Allocyn. إذا أزلت الإذن أولًا، فقد يتعذّر على Allocyn تحديث الاجتماعات القائمة أو إلغاؤها. تحقّق مباشرةً لدى مزوّد الخدمة وتواصل مع الدعم إذا ظل الاتصال محظورًا.
مشكلات شائعة
- إذا لم يكن خيار «ربط حساب» متاحًا أو رُفضت الموافقة، فاطلب المساعدة من مسؤول مؤسستك أو مسؤول مزوّد الخدمة. وتحقّق من أنك اخترت الحساب المقصود.
- إذا تعذّر إرسال الدعوات، فتحقّق من عناوين البريد الإلكتروني المحفوظة للمشاركين والرسالة المعروضة في «اجتماع عبر الإنترنت». حفظ التفاصيل وحده لا يرسل دعوات مطلقًا.
- إذا كانت الحالة غير مؤكدة، فتحقّق من تقويم الحساب المرتبط أو قائمة اجتماعاته لدى مزوّد الخدمة قبل المحاولة مجددًا. إذا وُجد اجتماع، فألغِه هناك أولًا. لا تؤكّد الإزالة في Allocyn إلا عندما لا يبقى أي اجتماع نشط.
- قد يرسل Google دعوة التقويم قبل أن يصبح رابط Meet جاهزًا. إذا كان الرابط قيد الإعداد، فانتظر قليلًا ثم اختر «تحديث الحالة». لا تنشئ دعوة مكررة.
- إذا تعذّر على Google إنشاء الرابط، فألغِ ذلك الاجتماع عبر الإنترنت قبل المحاولة مجددًا. يمكن للمنظّم الإلغاء بينما لا يزال الرابط قيد الإعداد؛ أما التحديثات فيجب أن تنتظر حتى يصبح الاجتماع جاهزًا.