Guide pas à pas
Qui peut le faire : Vous devez avoir l’autorisation de gérer le projet. Chaque organisateur connecte son propre compte fournisseur ; cette connexion n’autorise pas les autres personnes à l’utiliser.
Avant de commencer
- Votre propre compte Google avec Google Calendar et l’autorisation de créer des réunions Google Meet.
- Une réunion de projet enregistrée dans Allocyn, avec un titre, une heure de début, une durée et des participants sélectionnés disposant d’adresses e-mail valides.
- Votre organisation doit rendre le fournisseur disponible. Celui-ci peut également exiger l’approbation d’un administrateur ou une licence adaptée.
Étapes
- Ouvrez Projets, sélectionnez le projet, puis ouvrez Réunions. Enregistrez les détails de la réunion, puis ouvrez son onglet Réunion en ligne.
- Choisissez Connecter un compte sur la fiche du fournisseur. Poursuivez la connexion dans le nouvel onglet, choisissez votre propre compte et examinez les autorisations demandées avant de les approuver.
- Après la connexion, le nouvel onglet revient au panneau Réunion en ligne de la réunion enregistrée, si vous y avez toujours accès. Vérifiez l’état du compte à cet endroit ; la connexion du compte n’envoie aucune invitation. Tout brouillon dans l’onglet d’origine reste inchangé.
- Vérifiez le titre, l’horaire et les participants enregistrés. Choisissez Créer la réunion et envoyer les invitations, vérifiez la confirmation, puis choisissez Envoyer les invitations. Ne créez pas de deuxième réunion tant que la première demande est encore en cours de vérification.
Résultat attendu
Lorsque le fournisseur confirme la réunion et que son lien est prêt, Réunion en ligne affiche Rejoindre la réunion. Les invitations ne sont envoyées qu’après votre confirmation explicite.
Action suivante
Utilisez Rejoindre la réunion à l’heure prévue. Conservez les notes, les décisions et les actions de suivi dans la réunion Allocyn.
Ce que vous partagez et autorisez
Google demande les informations de base de votre profil, notamment votre nom et votre adresse e-mail, ainsi que l’accès aux événements des calendriers dont vous êtes propriétaire. L’accès aux calendriers s’étend au-delà d’une seule réunion. Allocyn utilise la connexion uniquement pour les réunions que vous créez ici, et non pour importer ou gérer d’autres événements de calendrier.
Le titre, l’horaire et la durée de la réunion, les noms et adresses e-mail des participants ainsi qu’un lien vers votre espace de travail Allocyn sont partagés pour la planification et les invitations. Les notes privées, les décisions et les actions de suivi ne sont pas envoyées. Cette intégration ne demande pas l’accès aux enregistrements ni aux conversations.
Modifier ou annuler une réunion en ligne
Enregistrez d’abord les modifications de la réunion dans Allocyn. Rouvrez ensuite Réunion en ligne et choisissez Mettre à jour la réunion et informer les participants, vérifiez la confirmation, puis envoyez la mise à jour. L’enregistrement des notes ou des détails ne met pas automatiquement à jour la réunion chez le fournisseur.
Seul l’organisateur ayant créé la réunion en ligne peut la modifier ou l’annuler. Pour l’annuler, choisissez Annuler la réunion en ligne et confirmez. Les participants sont informés ; vos notes de réunion restent dans Allocyn.
Déconnecter le compte et supprimer l’accès au fournisseur
Avant de déconnecter le compte, annulez les réunions en ligne actives créées avec cette connexion dans Allocyn. Si l’action Déconnecter est bloquée, vérifiez vos autres projets et vos anciennes réunions : une réunion passée peut encore être indiquée comme Planifiée et nécessiter une annulation.
Choisissez Déconnecter sur la fiche du fournisseur une fois les réunions actives réglées. Cela supprime les identifiants d’accès enregistrés dans Allocyn, mais conserve les notes et l’historique des réunions. La déconnexion ne constitue pas une demande de suppression des réunions chez le fournisseur ni de toutes les données enregistrées.
Pour supprimer l’autorisation Google, ouvrez la page des applications associées ou des connexions tierces de votre Google Account. Sous Accès à votre Google Account, sélectionnez Allocyn, choisissez Afficher les détails, puis Supprimer l’accès et confirmez.
La suppression de l’autorisation chez le fournisseur est distincte de la déconnexion dans Allocyn. Si vous supprimez d’abord l’autorisation, Allocyn peut ne plus pouvoir modifier ou annuler les réunions existantes. Vérifiez directement chez le fournisseur et contactez l’assistance si la connexion reste bloquée.
Problèmes courants
- Si l’action Connecter un compte est indisponible ou si l’approbation est refusée, demandez de l’aide à l’administrateur de votre organisation ou du fournisseur. Vérifiez que vous avez sélectionné le compte souhaité.
- Si les invitations ne peuvent pas être envoyées, vérifiez les adresses e-mail enregistrées des participants et le message affiché dans Réunion en ligne. Le simple enregistrement des détails n’envoie jamais d’invitations.
- Si l’état est incertain, vérifiez le calendrier ou la liste des réunions du compte connecté chez le fournisseur avant de réessayer. Si une réunion existe, annulez-la d’abord à cet endroit. Confirmez la suppression dans Allocyn uniquement lorsqu’aucune réunion active ne subsiste.
- Google peut envoyer l’invitation de calendrier avant que le lien Meet soit prêt. Si le lien est en cours de préparation, patientez un instant, puis choisissez Actualiser l’état. Ne créez pas d’invitation en double.
- Si Google ne parvient pas à créer le lien, annulez cette réunion en ligne avant de réessayer. L’organisateur peut l’annuler pendant la préparation du lien ; les mises à jour doivent attendre que la réunion soit prête.