Stapsgewijze begeleiding
Wie kan dit doen: U hebt toestemming nodig om het project te beheren. Elke organisator koppelt een eigen account bij de aanbieder; het koppelen geeft anderen geen toestemming om dit te gebruiken.
Voordat u begint
- Uw eigen Microsoft-werk- of schoolaccount met een agenda en toestemming om Teams-vergaderingen te plannen.
- Een opgeslagen projectvergadering in Allocyn met een titel, begintijd, duur en geselecteerde deelnemers met geldige e-mailadressen.
- Uw organisatie moet de aanbieder beschikbaar stellen. De aanbieder kan ook goedkeuring van een beheerder of een geschikte licentie vereisen.
Stappen
- Open Projecten, selecteer het project en open Vergaderingen. Sla de vergadergegevens op en open daarna het tabblad Onlinevergadering.
- Kies Account koppelen op de kaart van de aanbieder. Meld u aan in het nieuwe tabblad, kies uw eigen account en controleer de gevraagde machtigingen voordat u toestemming geeft.
- Na het aanmelden keert het nieuwe tabblad terug naar het paneel Onlinevergadering van de opgeslagen vergadering, als u nog toegang hebt. Controleer daar de accountstatus; het koppelen verstuurt geen uitnodigingen. Een eventueel concept in het oorspronkelijke tabblad blijft ongewijzigd.
- Controleer de opgeslagen titel, tijd en deelnemers. Kies Vergadering maken en deelnemers uitnodigen, controleer de bevestiging en kies daarna Uitnodigingen versturen. Maak geen tweede vergadering zolang het eerste verzoek nog wordt gecontroleerd.
Verwacht resultaat
Zodra de aanbieder de vergadering bevestigt en de link klaar is, verschijnt Deelnemen aan vergadering in Onlinevergadering. Uitnodigingen worden alleen na uw uitdrukkelijke bevestiging verstuurd.
Volgende actie
Kies Deelnemen aan vergadering op het geplande tijdstip. Bewaar notities, beslissingen en vervolgacties in de vergadering in Allocyn.
Wat u deelt en goedkeurt
Microsoft vraagt toegang tot uw identiteitsgegevens en toestemming om uw agenda-afspraken te lezen en te wijzigen. Deze machtiging geldt voor meer dan één vergadering. Allocyn gebruikt deze voor vergaderingen die u hier maakt, niet om andere agenda-afspraken te importeren of te beheren.
De titel, tijd en duur van de vergadering, de namen en e-mailadressen van deelnemers en een link naar uw Allocyn-werkruimte worden gedeeld voor het plannen en versturen van uitnodigingen. Privénotities, beslissingen en vervolgacties worden niet verstuurd. Deze integratie vraagt geen toegang tot opnamen of chats.
Een onlinevergadering bijwerken of annuleren
Sla wijzigingen aan de vergadering in Allocyn eerst op. Open daarna Onlinevergadering opnieuw en kies Vergadering bijwerken en deelnemers informeren, controleer de bevestiging en verstuur de update. Het opslaan van notities of gegevens werkt de vergadering bij de aanbieder niet automatisch bij.
Alleen de organisator die de onlinevergadering heeft gemaakt, kan deze bijwerken of annuleren. Kies Onlinevergadering annuleren en bevestig om te annuleren. De deelnemers worden geïnformeerd; uw vergadernotities blijven in Allocyn.
Verbinding verbreken en toegang tot de aanbieder intrekken
Annuleer vóór het verbreken van de verbinding de actieve onlinevergaderingen die met deze verbinding in Allocyn zijn gemaakt. Als Verbinding verbreken geblokkeerd is, controleer dan uw andere projecten en oudere vergaderingen: een vergadering uit het verleden kan nog steeds als Gepland staan en moet dan worden geannuleerd.
Kies Verbinding verbreken op de kaart van de aanbieder nadat de actieve vergaderingen zijn afgehandeld. Hiermee worden de opgeslagen toegangsgegevens uit Allocyn verwijderd, maar blijven vergadernotities en de geschiedenis bewaard. Het verbreken van de verbinding is geen verzoek om vergaderingen bij de aanbieder of alle opgeslagen gegevens te verwijderen.
Open Mijn apps, zoek Allocyn, open het menu en kies Uw toepassing beheren om de Microsoft-toestemming in te trekken. Kies Machtigingen intrekken voor machtigingen die u zelf hebt verleend. Alleen uw beheerder kan machtigingen intrekken die namens u zijn verleend.
Toestemming bij de aanbieder intrekken staat los van het verbreken van de verbinding in Allocyn. Als u eerst de toestemming intrekt, kan Allocyn bestaande vergaderingen mogelijk niet meer bijwerken of annuleren. Controleer dit rechtstreeks bij de aanbieder en neem contact op met de ondersteuning als de verbinding geblokkeerd blijft.
Veelvoorkomende problemen
- Als Account koppelen niet beschikbaar is of de goedkeuring wordt geweigerd, vraag dan de beheerder van uw organisatie of aanbieder om hulp. Controleer of u het juiste account hebt geselecteerd.
- Als uitnodigingen niet kunnen worden verstuurd, controleer dan de opgeslagen e-mailadressen van de deelnemers en de melding in Onlinevergadering. Alleen het opslaan van gegevens verstuurt nooit uitnodigingen.
- Als de status onzeker is, controleer dan de agenda of vergaderlijst van het gekoppelde account bij de aanbieder voordat u het opnieuw probeert. Als er een vergadering bestaat, annuleer die dan eerst daar. Bevestig de verwijdering in Allocyn pas wanneer er geen actieve vergadering meer is.