إرشادات خطوة بخطوة
من يمكنه القيام بذلك: تحتاج إلى صلاحية إدارة المشروع. يربط كل منظّم حسابه الخاص لدى مزوّد الخدمة؛ ولا يمنح ربط الحساب الآخرين إذنًا باستخدامه.
قبل أن تبدأ
- حساب Zoom الخاص بك الذي يتيح استضافة الاجتماع وفقًا لقواعد مؤسستك وخطة Zoom.
- اجتماع مشروع محفوظ في Allocyn يتضمن عنوانًا ووقت بدء ومدة ومشاركين محددين لديهم عناوين بريد إلكتروني صالحة.
- يجب أن تتيح مؤسستك مزوّد الخدمة. وقد يشترط المزوّد أيضًا موافقة المسؤول أو توفر ترخيص مناسب.
الخطوات
- افتح «المشاريع»، وحدّد المشروع، ثم افتح «الاجتماعات». احفظ تفاصيل الاجتماع، ثم افتح علامة التبويب «اجتماع عبر الإنترنت» الخاصة به.
- اختر «ربط حساب» من بطاقة مزوّد الخدمة. تابع تسجيل الدخول في علامة التبويب الجديدة، واختر حسابك الخاص، وراجع الأذونات المطلوبة قبل الموافقة.
- بعد تسجيل الدخول، تعود علامة التبويب الجديدة إلى لوحة «اجتماع عبر الإنترنت» الخاصة بالاجتماع المحفوظ، إذا كنت لا تزال تملك صلاحية الوصول إليه. تحقّق من حالة الحساب هناك؛ ربط الحساب لا يرسل دعوات. وتبقى أي مسودة في علامة التبويب الأصلية دون تغيير.
- تحقّق من العنوان والوقت والمشاركين المحفوظين. اختر «إنشاء الاجتماع وإرسال الدعوات»، وراجع التأكيد، ثم اختر «إرسال الدعوات». لا تنشئ اجتماعًا ثانيًا ما دام الطلب الأول قيد التحقّق.
النتيجة المتوقعة
بمجرد أن يؤكّد مزوّد الخدمة الاجتماع ويصبح رابطه جاهزًا، يظهر خيار «الانضمام إلى الاجتماع» في «اجتماع عبر الإنترنت». لا تُرسل الدعوات إلا بعد تأكيدك الصريح.
الإجراء التالي
استخدم «الانضمام إلى الاجتماع» في الوقت المحدّد. واحتفظ بالملاحظات والقرارات وإجراءات المتابعة في اجتماع Allocyn.
ما تشاركه وما توافق عليه
يطلب Zoom الوصول إلى معلومات هوية حسابك وعرض الاجتماعات التي تستضيفها وإدارتها. وتشمل هذه الأذونات أكثر من الاجتماعات المنشأة في Allocyn. يستخدم Allocyn الاتصال فقط للاجتماعات التي تنشئها هنا، ولا يستورد الاجتماعات الأخرى.
تُشارك بيانات عنوان الاجتماع ووقته ومدته وأسماء المشاركين وعناوين بريدهم الإلكتروني ورابط إلى مساحة عملك في Allocyn، لأغراض الجدولة وإرسال الدعوات. ولا تُرسل الملاحظات الخاصة أو القرارات أو إجراءات المتابعة. ولا يطلب هذا التكامل الوصول إلى التسجيلات أو المحادثات.
تحديث اجتماع عبر الإنترنت أو إلغاؤه
احفظ التغييرات في اجتماع Allocyn أولًا. ثم أعد فتح «اجتماع عبر الإنترنت» واختر «تحديث الاجتماع وإشعار المشاركين»، وراجع التأكيد، ثم أرسل التحديث. حفظ الملاحظات أو التفاصيل لا يحدّث الاجتماع لدى مزوّد الخدمة تلقائيًا.
لا يمكن تحديث الاجتماع عبر الإنترنت أو إلغاؤه إلا بواسطة المنظّم الذي أنشأه. للإلغاء، اختر «إلغاء الاجتماع عبر الإنترنت» ثم أكّد. يُخطَر المشاركون، وتبقى ملاحظات اجتماعك في Allocyn.
قطع الاتصال وإزالة الوصول إلى مزوّد الخدمة
قبل قطع الاتصال، ألغِ الاجتماعات النشطة عبر الإنترنت التي أُنشئت باستخدام هذا الاتصال في Allocyn. إذا كان خيار «قطع الاتصال» محظورًا، فتحقّق من مشاريعك الأخرى واجتماعاتك القديمة: فقد يظل اجتماع سابق بحالة «مجدول» ويحتاج إلى الإلغاء.
اختر «قطع الاتصال» من بطاقة مزوّد الخدمة بعد معالجة الاجتماعات النشطة. يؤدي ذلك إلى إزالة بيانات اعتماد الوصول المحفوظة من Allocyn، مع الاحتفاظ بملاحظات الاجتماعات وسجلها. ولا يُعد قطع الاتصال طلبًا لحذف اجتماعات مزوّد الخدمة أو جميع البيانات المخزّنة.
لإزالة إذن Zoom، سجّل الدخول إلى Zoom App Marketplace وافتح «مكتبتي». ابحث عن Allocyn، وافتح قائمة «المزيد» الخاصة به، واختر «إزالة» ثم أكّد. إذا كان المسؤول يدير التطبيق، فاطلب مساعدته.
إزالة الإذن لدى مزوّد الخدمة إجراء منفصل عن قطع الاتصال في Allocyn. إذا أزلت الإذن أولًا، فقد يتعذّر على Allocyn تحديث الاجتماعات القائمة أو إلغاؤها. تحقّق مباشرةً لدى مزوّد الخدمة وتواصل مع الدعم إذا ظل الاتصال محظورًا.
مشكلات شائعة
- إذا لم يكن خيار «ربط حساب» متاحًا أو رُفضت الموافقة، فاطلب المساعدة من مسؤول مؤسستك أو مسؤول مزوّد الخدمة. وتحقّق من أنك اخترت الحساب المقصود.
- إذا تعذّر إرسال الدعوات، فتحقّق من عناوين البريد الإلكتروني المحفوظة للمشاركين والرسالة المعروضة في «اجتماع عبر الإنترنت». حفظ التفاصيل وحده لا يرسل دعوات مطلقًا.
- إذا كانت الحالة غير مؤكدة، فتحقّق من تقويم الحساب المرتبط أو قائمة اجتماعاته لدى مزوّد الخدمة قبل المحاولة مجددًا. إذا وُجد اجتماع، فألغِه هناك أولًا. لا تؤكّد الإزالة في Allocyn إلا عندما لا يبقى أي اجتماع نشط.
- عندما تؤكّد الإزالة بعد نتيجة غير مؤكدة من Zoom، قد يتلقى المدعوون السابقون إشعار إلغاء.