Hoe voorkomt u overtoewijzing zonder mensen te weinig te benutten?
Breng uitvoeringsafspraken en bruikbare beschikbare tijd in balans zonder elk uur als uitwisselbaar te plannen.
Overtoewijzing is meestal een probleem van zichtbaarheid en beslissingen.
Projecten doen onafhankelijk toezeggingen, voorlopig werk wordt als bevestigd behandeld en capaciteit wordt berekend zonder verlof of interne verantwoordelijkheden. Het resultaat is een plan dat efficiënt lijkt totdat meerdere deadlines tegelijk komen.
Bescherm capaciteit voordat u die vult.
- ✓Gebruik het echte werkschema en verlof van elke persoon.
- ✓Reserveer expliciet tijd voor ondersteuning, leidinggeven, leren en operationeel werk.
- ✓Scheid aangevraagde, voorlopige en bevestigde toewijzingen.
- ✓Plan binnen een duurzame bandbreedte voor de bezettingsgraad in plaats van op 100 procent.
- ✓Beoordeel dezelfde toekomstige perioden voor elk actief project.
Beschikbare tijd is niet automatisch verspilling.
Kleine capaciteitsbuffers vangen ramingsfouten, spoedeisende ondersteuning, beoordelingen en veranderingen op. Grotere tekorten aan werk vragen een zichtbare beslissing: gepland werk naar voren halen, bijdragen aan een ander project, systemen verbeteren of een vaardigheid ontwikkelen die het portfolio binnenkort nodig heeft.
Gebruik een korte wekelijkse uitzonderingsbeoordeling.
Richt het gesprek op nieuwe overbelasting, nieuw beschikbare capaciteit, onvervulde behoefte en gewijzigde aannames. Zo gaat de vergadering over beslissingen in plaats van gegevens opnieuw samen te stellen.