Wanneer moet een team stoppen met spreadsheets voor resourceplanning?
Herken wanneer een flexibele spreadsheet een bron van afstemmings-, toegangs-, geschiedenis- en beslisrisico’s is geworden.
Een spreadsheet kan een nuttig eerste planningsmodel zijn.
Voor een kleine groep, één planner, weinig projecten en een stabiel proces kan een duidelijke spreadsheet voldoende zijn. De flexibiliteit helpt het team te ontdekken welke velden voor mensen, behoeften en capaciteit werkelijk belangrijk zijn.
Stap over wanneer coördinatiekosten zwaarder wegen dan flexibiliteit.
- ✓Meerdere kopieën spreken elkaar tegen over het actuele plan.
- ✓Project- en resourceverantwoordelijken werken verschillende systemen bij.
- ✓Machtigingen zijn afhankelijk van verborgen kolommen of aparte bestanden.
- ✓Verlof, werkschema’s en projectwijzigingen vereisen handmatige afstemming.
- ✓Er is geen betrouwbare geschiedenis van wie een toewijzing veranderde.
- ✓Rapporten vereisen herhaald kopieer- en plakwerk.
- ✓Het plan kan niet worden verbonden met tijd, budgetten, risico’s of aanvragen.
Importeer niet elke spreadsheetgewoonte.
Bepaal welke beslissingen het nieuwe systeem moet ondersteunen, werk de gegevens van actieve personen en projecten bij, leg verantwoordelijkheden vast, importeer een representatief deel en vergelijk het resultaat met de bestaande planning. Bewaar een gedateerde export van de bron en los verschillen op voordat u opschaalt.
Beoordeel de verandering op de kwaliteit van beslissingen.
Het doel is niet simpelweg minder bestanden. Managers moeten minder tijd besteden aan gegevens afstemmen en meer aan beslissingen over capaciteit, timing, scope en commerciële zaken met actuele onderbouwing.